Política de privacidad

De conformidad con la Constitución Política de Colombia en su artículo 15, el cual estableció el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona de conocer, actualizar, corregir, actualizar y/o cancelar la información que de ellas se hayan recolectado y se esté dando un tratamiento en bases públicas o privadas.

A través de la Ley 1581 de 2012, se reglamentó este derecho al establecer disposiciones para la protección de datos personales, así como los decretos 1377 de 2103 y 886 de 2014 compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

De acuerdo con lo anterior, TECNITASA COLOMBIA S.A.S., consciente de dicha responsabilidad ha elaborado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES cuya obligación se ha previsto tanto para personas naturales como jurídicas que hagan tratamiento de datos personales en aras de establecer los lineamientos necesarios para el cabal cumplimiento de las obligaciones en materia de protección de datos personales.

TECNITASA COLOMBIA S.A.S., informa a todos los interesados, que los datos personales que obtenga en virtud de las operaciones del desarrollo de su objeto social, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen la materia. Para todos los fines pertinentes se tendrán los datos relacionados a continuación:

1. Principios generales y postulados

TECNITASA COLOMBIA S.A.S. garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen. Con tal propósito, todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

Quien, en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal, TECNITASA COLOMBIA S.A.S. y en la cual esta actúe como encargada del tratamiento o responsable del tratamiento podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

2. Marco legal

• Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013 886 de 2014 compilados en el Decreto Único
• Reglamentario 1074 de 2015.
• Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011

3. Ámbito de aplicación

La presente política será aplicable a los datos personales registrados de acuerdo a la siguiente clasificación:

1. Accionistas y grupo familiar: Son aquellas personas que figuran inscritas como accionistas en el Libro de Registro de Accionistas de la sociedad y familiares de los mismos.
2. Aspirantes: Son las personas que envían sus hojas de vida para participar en procesos de selección en la sociedad.
3. Empleados y/o prestadores de servicio: Son aquellos que se encuentran o se encontraron vinculados a través de un contrato de trabajo o de prestación de servicios, directamente con la sociedad.
4. Proveedores: Son las sociedades y/o personas naturales encargadas de proveer productos y/o servicios para el adecuado desarrollo del objeto social de TECNITASA COLOMBIA S.A.S.
5. Clientes: Personas con las cuales se negocia la prestación de los servicios que ofrece TECNITASA COLOMBIA S.A.S.
6. Personal autorizado: Son las personas naturales que, por el hecho de ser empleados o prestadores de servicio de los clientes, se encuentran autorizados para el ingreso a las instalaciones de TECNITASA COLOMBIA S.A.S. de manera indeterminada, y de los cuales podrá dejarse un registro de control de acceso.
7. Visitantes: Son las personas que ingresan a las instalaciones de TECNITASA COLOMBIA S.A.S. previamente autorizados por el área respectiva, y de los cuales podrá dejarse un registro de control de acceso.
8. Control ARL, EPS y demás: Es la base de datos que contiene el control de afiliación a la ARL, EPS, CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, entre otros, los cuales son administradas por la sociedad.

4. Definiciones:

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento:   Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios específicos

TECNITASA COLOMBIA S.A.S. aplicarán los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

1. Principio de Legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
2. Principio de Libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
3. Principio de Finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por TECNITASA COLOMBIA S.A.S., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
4. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de Transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de TECNITASA COLOMBIA S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de TECNITASA COLOMBIA S.A.S. será de medio.
7. Principio de Seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por TECNITASA COLOMBIA S.A.S., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
8. Principio de Confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5.1 Autorización del titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

5.2 Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. 1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
   2. Datos de naturaleza pública.
   3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
   4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
   5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

6. Finalidad de los datos personales recolectados

Accionistas y grupo familiar

• Ejecutar la relación societaria existente.
• Ejercer el derecho de inspección.
• Enviar citación a las asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas.
• Realizar las asambleas de manera virtual, presencial o mixta.
• Enviar información a las entidades que las soliciten o requieran.
• Enviar invitaciones a eventos a los accionistas o familia.
• Asentar la información necesaria en libros oficiales.
• Expedir los títulos respectivos.

Aspirantes

• Recibir, clasificar y almacenar la información suministrada por parte del aspirante que se encuentra en la búsqueda de empleo.
• Desarrollar procesos de preselección, pruebas psicotécnicas, entrevistas y demás necesarios para una vinculación laboral o de prestación de servicios.
• Enviar comunicados a través del correo electrónico y/o teléfonos registrados, referentes a su proceso de selección y publicación de nuevas oportunidades de empleo.
• Solicitar información adicional necesaria para el cabal cumplimiento del proceso de selección.
• Remitir al aspirante a realizar exámenes médicos de ingreso.

Empleados y/o prestadores de servicio.

• Desarrollar el proceso de vinculación y desvinculación laboral y/o de prestación de servicios.
• Realizar las referenciaciones laborales solicitadas por otras empresas.
• Enviar notificaciones para    la aplicación  de   exámenes   médico   – ocupacionales.
• Realizar los procesos de afiliación a la seguridad social propia, del cónyuge, los hijos y/o los padres que deseen incluir como beneficiarios.
• Atender procesos de auditoría interna o externa.
• Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas colaboradoras para el desarrollo de cursos, capacitaciones, talleres, entre otros similares.
• Enviar o notificar, a través cualquier medio físico y/o digital, circulares, memorandos, programación de actividades laborales, de seguridad y salud en el trabajo o de bienestar, entre otras relacionadas con el vínculo contractual.
• Suministrar información de comportamiento financiero/crediticio a las entidades que los soliciten con el fin de realizar estudio de riesgos para el otorgamiento de créditos y desarrollar las gestiones administrativas y de cobranza necesarias.
• Almacenar la información en el archivo histórico, por el término legal y reglamentario que sea requerido.
• Cumplir con las disposiciones normativas en mataría laboral y de la seguridad social.

Proveedores

• Ejecutar la relación contractual entre los proveedores y TECNITASA COLOMBIA S.A.S. y adicionalmente entre proveedores y las copropiedades administradas por TECNITASA COLOMBIA S.A.S.
• Desarrollar la gestión contable y financiera, además de funciones administrativas y/u operativas.
• Contactar y contratar nuevos servicios.
• Hacer referenciaciones comerciales que se consideren pertinentes.
• Cumplir con las disposiciones legales en materia jurídica, tributaria, seguridad social y mercantil.

Clientes

• Llevar a cabo la relación contractual existente.
• Proveer/desarrollar los servicios de administración, asesoría, consultoría u operación que guarden relación con l contrato.
• Ejecutar controles de calidad y/o encuestas de satisfacción referentes a los servicios ofertados o prestados por TECNITASA COLOMBIA S.A.S. y por los terceros colaboradores.
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación, el envío de información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios prestados u ofertados por TECNITASA COLOMBIA S.A.S. y/o por terceras personas que actúen en nombre de la empresa dentro del horario de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 05:00 p.m.
• Ceder y/o transmitir, en caso de ser requerido, las bases de datos, por parte de entidades administrativas del Estado que así lo requieran.
• Realizar referenciaciones, gestiones administrativas, operacionales, de cobranza y demás que sean requeridas para el cumplimiento del objeto del servicio contratado, objeto social de TECNITASA COLOMBIA S.A.S.

Personal autorizado

• Permitir a las personas que se encuentra autorizadas de manera indefinida, el acceso a las oficinas de TECNITASA COLOMBIA S.A.S.
• Realizar los informes estadísticos del comportamiento y cumplimiento de las actividades por parte del personal autorizado.
• Llevar un registro y control de acceso y seguridad, de las personas que ingresan a las oficinas de TECNITASA COLOMBIA S.A.S.
• Realizar monitoreo a través de circuitos cerrados de televisión, cámaras de vigilancia y/o grabación de voz o imagen, o a través de cualquier medio de seguridad electrónica análogo, con el fin de llevar un control respecto al ingreso, salida y conductas del personal autorizado en las oficinas y/ dependencias de TECNITASA COLOMBIA S.A.S.

Visitantes

• Llevar un registro y control de acceso y seguridad, de las personas que ingresan a las oficinas de TECNITASA COLOMBIA S.A.S., en calidad de visitantes de los clientes y/o su personal autorizado.
• Realizar monitoreo a través de circuitos cerrados de televisión, cámaras de vigilancia y/o grabación de voz o imagen, o a través de cualquier medio de seguridad electrónica análogo, con el fin de llevar un control respecto al ingreso, salida y conductas de los usuarios/visitantes.

Control de ARL y EPS

• Verificar que los empleados de los contratistas de TECNITASA COLOMBIA S.A.S. que sean enviados a los clientes de TECNITASA COLOMBIA S.A.S. con el fin de desarrollar actividades o ejercer funciones indefinidas de aseo, vigilancia, jardinería, mantenimiento preventivo y/o correctivo, reparaciones locativas, entre otras, se encuentren debidamente afiliados al sistema general de seguridad social por parte de sus contratantes y cumplan con los requerimientos necesarios para el adecuado desarrollo de las actividades para las cuales fueron enviados.

7. Deberes de TECNITASA COLOMBIA S.A.S. como responsables del Tratamiento de Datos Personales

TECNITASA COLOMBIA S.A.S., cuando actúe como responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirán con los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8. Autorizaciones y consentimiento

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de TECNITASA COLOMBIA S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de estos.

• Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por TECNITASA COLOMBIA S.A.S. y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

• Prueba de la autorización.

TECNITASA COLOMBIA S.A.S. utilizarán los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

9. Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

9.1 Alcance y contenido del Aviso de Privacidad.

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del Tratamiento.
2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
3. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

10.  Prerrogativas y demás derechos de los titulares de la información.

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normativa vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente TECNITASA COLOMBIA S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.
2. Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a
3. TECNITASA COLOMBIA S.A.S., en su condición de responsable del Tratamiento.
4. A recibir información por parte de TECNITASA COLOMBIA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
5. Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
6. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
7. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

11.  Deberes de TECNITASA COLOMBIA S.A.S. en relación con el tratamiento de los datos personales

TECNITASA COLOMBIA S.A.S., tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normativa vigente sobre protección de datos personales.

12.  Garantías del Derecho de Acceso

TECNITASA COLOMBIA S.A.S. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

13.  Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, TECNITASA COLOMBIA S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Estas consultas deberán ser enviadas a direccion.administrativa@tecnitasa.co que sea sólo para este fin. Dentro de la empresa debe existir una persona responsable de estos requerimientos y de hacer el respectivo documento. Así mismo de dar instrucción y explicación en caso de una visita de la SIC.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales TECNITASA COLOMBIA S.A.S. garantiza: Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.

Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

14.  Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante en el numeral 23 del presente documento y que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de TECNITASA COLOMBIA S.A.S.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

15.   Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al personal de TECNITASA COLOMBIA S.A.S., la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

1. El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
2. Su representante, previa acreditación de la representación.
3. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por TECNITASA COLOMBIA S.A.S. Señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

• El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
• Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
• En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

16.  Rectificación y actualización de datos

TECNITASA COLOMBIA S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

TECNITASA COLOMBIA S.A.S., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

TECNITASA COLOMBIA S.A.S., podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

17.  Supresión de datos

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar TECNITASA COLOMBIA S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por TECNITASA COLOMBIA S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos serán necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

18.  Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, TECNITASA COLOMBIA S.A.S. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que TECNITASA COLOMBIA S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines de los tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

19.  Procedimiento

Con el fin de garantizar el derecho consagrado en la Constitución Política para la protección de datos personales TECNITASA COLOMBIA S.A.S. establece el siguiente procedimiento que deberá ser observado por los titulares de los datos para la presentación de sus solicitudes:

1. El área encargada es: El área administrativa, bajo la responsabilidad de la Gerencia y en su defecto, en quien éste pueda delegar.
2. Las comunicaciones deberán ser enviadas al correo direccion.administrativa@tecnitasa.co
3. Una vez recibido el correo por parte de TECNITASA COLOMBIA S.A.S. daremos respuesta dentro de los 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo.
4. Las solicitudes deberán contener perfecta identificación del titular de la información, indicar su legitimidad como titular para hacer esta solicitud, una descripción precisa de la situación (es) que da(n) lugar al reclamo y lo que se pretende con la solicitud (actualizar, corregir, suprimir).
5. Cuando la documentación no fuere completa TECNITASA COLOMBIA S.A.S. solicitará a la respectiva persona que dentro de los cinco días hábiles siguientes complete la información pertinente. Pasados dos meses sin que la persona complete la información se entenderá que desistió de su solicitud.
6. TECNITASA COLOMBIA S.A.S. dará respuesta de la solicitud completa y totalmente diligenciada máximo dentro de los 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo a la recepción.

20.  Seguridad de la información y medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, TECNITASA COLOMBIA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

21.  Utilización y transferencia internacional de datos e información personales por parte TECNITASA COLOMBIA. S.A.S.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con TECNITASA COLOMBIA. S.A.S., la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con TECNITASA COLOMBIA. S.A.S. sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, TECNITASA COLOMBIA. S.A.S. tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con TECNITASA COLOMBIA. S.A.S. y, solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

TECNITASA COLOMBIA.  S.A.S., también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer  cumplir  nuestros  términos  y  condiciones;  (e)  para  proteger  nuestras operaciones;  (f)  para  proteger  nuestros  derechos,  privacidad,  seguridad  o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

22.  Función de protección de datos personales al interior de TECNITASA COLOMBIA. S.A.S.

TECNITASA COLOMBIA. S.A.S. como organización, y en los términos establecidos en la normativa vigente, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias administrativas actuarán como ENCARGADO DEL TRATAMIENTO de datos personales.

TECNITASA COLOMBIA. S.A.S. designa al área administrativa (Gerencia) o la dependencia que haga sus veces, como el área que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitud que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia ya mencionadas encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normativa vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normativa vigente sobre protección de Datos Personales.

Así mismo, tendrá las siguientes funciones:

• Promover la elaboración e implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
• Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
• Servir de enlace y coordinador con las demás áreas de la organización para asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
• Impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización.
• Mantener un inventario de las bases de datos personales en poder de la organización y clasificarlas según su tipo.
• Registrar las bases de datos de la organización en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la SIC.
• Obtener las declaraciones de conformidad de la SIC cuando sea requerido.
• Revisar los contenidos de los contratos de transmisiones internacionales de datos que se suscriban con Encargados no residentes en Colombia.
• Analizar las responsabilidades de cada cargo de la organización, para diseñar un programa de entrenamiento en protección de datos personales específico para cada uno de ellos.
• Realizar un entrenamiento general en protección de datos personales para todos los empleados de la compañía.
• Realizar el entrenamiento necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su empleo, a datos personales gestionados por la organización.
• Integrar las políticas de protección de datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento humano, seguridad, call centers y gestión de proveedores, etc.).

En el evento en que usted considere que TECNITASA COLOMBIA S.A.S. dieron un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida al correo electrónico: direccion.administrativa@tecnitasa.co ; teléfono: 3226091406.

23.  Vigencia.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del primero (1°) de febrero de 2022 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en TECNITASA COLOMBIA. S.A.S.